公司的决策正式形成并投入实施以后，商务文秘人员应当从法律的角度进行审核监督，充分发挥好左右手的作用，辅助公司负责人依法实施决策和进行管理。这一职责主要体现在三个方面：

 

   （一）审核各项决策和部署是否符合法律的规定和要求。这一方面有些部分是对运筹、决策阶段失误的补救。这主要是指对决策所涉及的主体和决策内容是否合法再一次进行审查。在运筹、决策阶段，某些情况并不一定很明朗，很多事项都处在虚拟、意向之中，决策所涉及的主体和将实施的行为内容都比较抽象，即使经过了认真研究，也不能保证万无一失。因此，审核决策是否合法是完全必要的。如果经过审核发现了不合法的情况，就应当立即采取措施，提出处理意见。另外，除了对决策所涉及的主体与内容进行审核，商务文秘人员还应当对形成决策的程序与形式进行审核。法律对商务工作中某些重要的决策规定了产生的程序和形式，一方面以示慎重，另一方面也是为了确定责任承担者。如果某项决策的形成不符合法定程序，或者表现形式不符合法律的规定，那么该决策就不能产生法律效力，不能受到法律的保护。例如，《公司法》第105条对股份有限公司的决策程序就作出了严格规定：“股东大会会议由董事会依照本规定负责召集，由董事长主持。董事长因特殊原因不能履行职务时，由董事长指定的副董事长或者其他董事主持。召开股东大会，应当将会议审议的事项于会议召开三十日以前通知各股东。临时股东大会不得对通知中未列明的事项作出决议。发行无记名股票的，应当于会议召开四十五日以前就前款事项作出公告。无记名股票持有人出席股东大会的，应当于会议召开五日以前至股东大会闭会时止将股票交存于公司”。第107条规定：“修改公司章程必须经出席股东大会的股东所持表决权的三分之二以上通过。”第109条规定：“股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录，由出席会议的董事签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书以并保存。”第116条规定：“董事会每年度至少召开二次会议，每次会议应当于会议召开十日以前通知全体董事。”第117条规定：“董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可举行。董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过。”第118条第二款规定：“董事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名。”

 

   （二）审核公司签订的经济合同和其他协议是否合法有效。经济合同是指平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户相互之间，为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系而订立的协议。经济合同是体现企业的独立地位，维护其合法权益的法律形式，是把各企业组织之间的产、供、需各个方面和环节衔接起来，实现自我调节和相互协调经济关系的重要法律形式，是公司开展商务活动的重要法律手段。公司签订的经济合同是否合法有效，直接关系到公司的决策能否得到顺利实施，影响着公司的切身利益。因此，商务文秘人员对于公司签订的重要经济合同，应当进行审核，确定其是否合法有效。如果发现问题，就应当及时提出处理意见，避免造成更大的损失。根据《民法通则》、《经济合同法》、《国家工商行政管理局确认和处理无效经济合同的暂行规定》和《最高人民法院关于在审理经济合同纠纷案件中具体适用〈经济合同法〉的若干问题的解答》筹法律文件，对于无效经济合同可以从以下几个方面进行确认：

 

    1、经济合同的主体不合格。这包括两类情况。一类是当事人不具备经济合司主体的资格，如法人的内部机构、没有独立经营权的社会组织等。另外，凡盗用、冒用单位名义，借用、盗用其他单位的业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书签订的合同。都可以认定为不具备经济合同主体资格。另一类，是当事人虽然具备经济合同主体资格，但超越了经营范围，如只允许在特定地区内销售的进口商品末进经批准私自流入其他地区，非法经营紧俏耐用消费品及重要生产资料，代销商搞经销，零售商搞批发等。任何经济合同，只要其当事人一方或双方具备上述两类情况之一，即为无效。

      

    2、经济合同的内容违反国家法律、行政法规。这也有两类情况。一类是经济合同的标的违法，如擅自签订生产和销售未经国家批准的电表、火药、鞭炮、压力容器、猎枪、汽枪等商品合同，未经授权机关批准擅自签订购买国家对社会集团控制购买的商品的合同，签订擅自生产和销售食品、药品的合同，擅自签订购销军火、烟草和黄金的合同，签订买卖国有土地的合同，等等。另一类是经济合同的数量、质晕、价金、违约责任等条款违反法律的规走和要求，如质量条款不符合国家规定的标准，违约金的规定高于或低于国家法定违约金的范围。

 

    3、经济合同签订的程序不合法。有关的法律、法规要求，某些经济合同在订立之前，必须取得上级机关或有关部门批准的文件，或者在签订合同之后必须经过批准才能生效。这些经济合同如果没有得到有关部门的批准，则不能发生法律效力。如果不能补办有关手续，则合同无效。例如，没有担保的借款合同，违反基建投资法规而擅自进行或者增加基建项目所订立的建筑工程承包合同，未经环保部门或城市规划部门批准的建筑设计合同，未经国家专利主管机关登记和公告的专利转让合同等。

  

    4、经济合同的形式不合法。《经济合同法》第3条规定：“经济合同除即时清结者外，应当采用书面形式。”违反这一规定的，即为无效。

    

    5、当事人意思表示不真实而签订的经济合同。经济合同是当事人双方意思表示一致的协议。意思表示真实，是订立经济合同的一个原则。如果违背这一原则，合同的有效性也就不存在了。在商务活动中，往往会出现形式上订约手续齐备而实质上存在欺诈、胁迫等意思表示不真实的情况。根据法律规定，这种情况主要有欺诈、胁迫、乘人之危、重大误解、显失公平等。

    

    6、无效代理而签订的经济合同。这包括无权代理和滥用代理权两种情况。无权代理是指代理人未经授权、超越代理权或代理权消灭后，仍以被代理人的名义签订经济合同。无权代理经被代理人追认后，即视为有效代理；如被代理人不予追认，则不产生法律效力。滥用代理权是指代理人滥用代理权而损害或可能损害被代理人的利益。它包括三种情况：代理人以被代理人名义同自己签订经济合同；代理人以被代理人名义同自己代理的其他人签订经济合同；代理人与对方通谋而签订损害被代理人利益的经济合同。滥用代理权签订的经济合同一律无效。

     

    7、违反国家和社会公共利益的经济合同。从根上来说，违反国家和社会利益的行为一般都违反了法律、法规。关于内容违法的合同，在第（二）部分已经讲述。这部分所说的是指当事人为了牟取非法利益而恶意违法，或者故意规避法律，签订形式合法而实际违法的经济合同。违反国家和社会利益的合同不是一般的违法合同，它是无效经济合同中最严重、最恶劣的一种，因此，法律规定对这类合同中故意违法的一方的财物必须追缴国库。

   

   （三）监督各项商务活动是否合法。公司一项科学、合法的商务决策形成之后，并不意味着马上就能实现预期目的。它要得到顺利实施，达到目的，还必须通过一系列的活动。这些活动除了签订和履行经济合同之外，还包括与政府执法部门打交道和进行公司内部的劳动、财务管理。商务文秘人员作为公司负责的助手，应当站在一定的高度，对公司开展的这些活动进行监督，使公司尽量避免实施不合法的行为，保障整个公司依法运行。履行这一监督职责，可以从以下几方面来考虑：

 

    1、监督公司有关部门和人员是否自觉接受了行政执法部门的管理与监督。行政执法部门主要包括工商、税务、物价、商检、海关、技术监督、专利、商标、审计等部门。这些部门代表政府行使行政执法权力，公司在开展活动时应当自觉接受它们的管理和监督。如办理工商登记，领取营业执照；办理扩大经营范围的登记，进行税务登记和纳税申报，及时缴纳税金；依法核准和确定物价；依法办理进口商品的报关、纳税手续和商检手续；接受技术监督部门关于产品质量的检查；依法办理专利、商标登记手续；接受政府审计部门的审计监督，等等。凡是逃避、抵制这些部门监督或由于疏忽而没有依法接受管理和监督，都属于不合法的行为。一旦发现这种情况，应当立即采取补救措施，争取减轻责任。

 

    2、监督公司的有关部门和人员是否实施了不正当竞争行为和侵犯消费者权益的行为。根据《反不正当竞争法》规定，不正当竞争是指经营者违反法律规定，损害其他经营者的合法权益，扰乱社会经济秩序的行为。所谓经营者，是指从事商品经营或者营利性服务的法人、其他经济组织和个人。在商务活动中，经营者按理应当遵循自愿原则，平等原则，公平原则，诚实信用原则和公认的商业道德，不滥用竞争权利。这是发展市场经济的基本要求。但是，在实际生活中，往往会出现违背上述原则而实施不正当竞争行为的情况。这些情况主要表现为假名冒牌、限购排挤、商业贿赂、虚假广告、侵犯商标、专利和商业秘密、降价排挤、搭售、不正当奖售、地区封销、行业垄断、诋毁商誉、通谋投标、证券欺诈等。经营者实施不正当竞争行为，给被侵害的经营者造成损害的，应当承担损害赔偿责任。这是应承担的民事责任。此外，还应当相应承担罚款，没收非法所得，吊销营业执照的行政责任，情节严重的，甚至还应承担刑事责任。另外，在商务活动中，公司某些部门和人员违背经营的宗旨，对“上帝”不敬，实施侵犯消费者权益的短期行为，这也是商务文秘人员应当进行监督的内容。根据《消费者权益保护法》的规定，消费者是指为生活消费需要而购买、使用经营者所提供的商品或接受经营者所提供的服务的市场主体。消费者享有保障安全权、知悉真情权、自主选择权、公平交易权、获得赔偿权、依法结社权、知识获取权、维护尊严权、监督批评权等法律赋予的权利，经营者有义务保障消费者的这些权利得以实现，具体地说，经营者的义务包括依照法律规定或者合同的约定履行自己的义务，听取意见和接受监督，保障人身和财产安全，不作虚假宣传，出具相应的凭证和单据，提供符合要求的商品或服务，不得从事不公平 、不合理的交易，不得侵犯消费者的人身权。违背上述义务的，应当承担相应的民事、行政乃至刑事责任。因此，商务文秘人员务必在这方面把好关，使公司避免承担不应有的法律责任。

   

    3、监督公司在内部管理方面是否存在违法现象。公司的内部管理主要表现在机构设置、劳动管理、财务管理、专利和商标管理等方面。如《公司法》第37条规定：“有限责任公司股会由全体股东组成，股东会是公司的权力机构，依照本法行使职权”。第45条规定：“有限责任公司设董事会，其成员为三人至体投资设立的有限责任公司，其董事会成员中应当有公司职工代表。董事会中的职工代表由公司职工民主选举产生。董事会设董事长一人，可设副董事长一至二人。董事长、副董事长的产生办法由公司章程规定。第47条规定，“董事任期由公司章程规定，但每届任期不得超过三年。董事任期届满，连选可以连任。”第51条第1款规定：“有限责任公司，股东人数较少和规模较小的，可以设一名执行董事，不设立董事会。执行董事可以兼任公司经理。”第66条规定：“国有独资公司不设股东会，由国家授权投资的机构或者国家授权的部门，授权公司董事会行使股东会的部分职权，……。”第102条规定：“股份有限公可由股东组成股东大会。股东大会是公司的权力机构，依照本法行使职权。”第112条规定：“股份有限公司设董事会，其成员为五至十九人。”第52条、124条规定：“董事、经理及财务负责人不得兼任监事”。关于公司的财务管理，第176条规定：“有限责任公司应当按照公同章程规定的期限将财务会计报告送至各股东。股份有限公司的财务会计报告应当在召开股东大会年会的二十日以前置备于本公司，供股东查阅。”第181条规定：“公司除法定的会计怅册外，不得另立会计帐册。对公司资产，不得以任何个人名义开立帐户存储。”关于劳动管理，《劳动法》第17条规定：“订立和变更劳动合同，应当遵循平等自愿、协商一致的原则，不得违反法律、行政法规的规定。劳动合同依法订立，即具有法律约束力，当事人必须履行劳动合同规定的义务。第34条规定：“集体合同签订后应当报送劳动行政部门，劳动行政部门自收到集体合同文本之日起十五日内未提出异议的，集体合同生效。”第36条规定：“国家实行劳动者每日工作时间不超过八小时，平均每周工作时间不超过44小时的工时制度。”第41条规定：“用人单位由于生产经营需要，经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间，一般每日不得超过一个小时；因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时，但是每月不得超过三十六小时。”第51条规定：“劳动者在法定休假巳和婚丧假期间以及依法参加社会活动期间，用人单位应当依法支付工资。”第54条规定：“用人单位必须为劳动者提供符合国家规定的劳动安全卫生条件和必要的劳动防护用品，对从事有职业危害作业的劳动者应当定期进行健康检查。”第55条规定：“从事特种作业的劳动者必须经过专门培训并取得特种作业资格。”第60条规定：“不得安排女职工在经期从事高处、低温、冷水作业和国家规定的第三级体力劳动强度的劳动。”第65条规定：“用人单位应当对未成年工定期进行健康检查。”关于商标管理，《商标法》第30条规定：“使用注册商标，有下列行为之一的，由商标局责令限期改正或者撤销其注册商标：（1）自行改变注册商标的文字、图形或者其他组合的；（2）自行改变注册商标的注册人名义、地址或者其他注册事项的；（3）自行转让注册商标的；（4）连续三年停止使用的。”第26条规定：“商标注册人可以通过签订商标使用许可合同，许可他人使用其注册商标。许可人应当监督被许可人使用其注册商标的商品质量。被许可人应当保证使用该注册商标的商品质量。经许可使用他人注册商标的，必须在使用该注册商标的商品上标明被许可人的名称和商品产地。商标使用许可合同应当报商标局备案。”关于专利管理，《专利法》第6条规定：“执行本单位的任何或者主要是利用本单位的物质条件所完成的职务发明创造，申请专利的权利属于该单位；非职务的发明创造，申请专利的权利属于发明人或者设计人。”第7条规定：“对发明人或者设计人的非职务发明创造专利申请，任何单位或者个人不得压制。”第15条规定：“专利权人有权在其专利产品或者该产品的包装上标明专利标记和专利号。”第45条规定：“发明专利权的期限为二十年，实用新型专利权和外观设计专利权的期限为十年，均自申请日起计算。”商务文秘人员应当监督公司在以上各方面的管理活动，保障公司的各项管理符合法律的规定和要求。
 4、监督公司所签订的经济合同是否得到了全面履行。经济合同的履行，就是指当事人双方按照经济合同规定的标的、数量和质量、价款、履行期限、履行地点和履行方式等，全面地完成各自承担的义务。《经济合同法》第6条规定：“经济合同依法成立，即具有法律约束力，当事人必须全面履行合同规定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同。”一项合法有效的经济合同得到履行，必然给公司带来利益。反之，就会造成损失。《经济合同法》29条规定：“当事人一方的过错，造成经济合成不能履行或者不能完全履行，由有过错的一方承担违约责任；如属双方的过错，根据实际情况，由双方分别承担各自应负的违约责任。”所谓违约责任，是指经济合同依法签订后，由于当事人一方或双方的过错造成经济合同不能履行或不能完全履行时，依照法律和合同的规定所必须承担的法律责任。承担违约责任的方式有支付违约金和赔偿金、定金制裁、价格制裁、强制继续履行、对方单方面解除经济合同、承担因违约造成的保管费、保养费和运杂费的多支出部分、信贷制裁等。如《经济合同法》31条规定：“当事人一方违反经济合同，应向对方支付违约金。如果由于违约已给对方造成的损失超过违约金的，还应进行赔偿，补偿违约金不足的部分。对方要求继续履行合同的，应继续履行。”第14条规定：“给付定金的一方不履行合同的，无权请求返还定金。接受定金的一方不履行合同的，应当双倍返还定金。”第17条规定：“逾期交货的，遇价格上涨时，按原价格执行；价格下降的，按新价格执行；逾期提货或逾期付款的，遇价格上涨时，按新价格执行；价格下降时，按原价格执行。”可见，违反经济合同不仅会导致预期的经济目的不能实现，而且还要承担违约责任，造成双倍乃至更大的损失。因此，商务文秘人员务必重视经济合同的履行，监督公司有关部门和人员履行合同的情况，避免因本公司的过错而违约的现象发生。